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臺中市政府衛生局多功能事務機器使用管理注意事項

  • 最後異動時間: 2020-01-01
  • 發布單位: 臺中市政府衛生局‧政風室

一、臺中市政府衛生局(以下簡稱本局)為有效管理本局及所屬衛生所使用多功能事務機器,以防公務機密資訊外洩,特訂定本注意事項。
二、本注意事項所稱之多功能事務機器,係指具有印表機、掃瞄器、影印機、傳真機或電子郵件等多種功能之辦公設備。
三、本局及所屬衛生所設置有多功能事務機器者,均應指派專責人員負責管理,並應定期檢查及保養維護,以確保正常運作。
四、機密文件影(列)印之管理:
(一)本局各單位及所屬衛生所應設置機密文件影(列)印登記簿(格式如附件一),登錄內容含影(列)印日期、時間、文件名稱、機密等級、數量、用途、影(列)印人姓名等資料,以便查考。該登記簿每月應由管理人員陳核主管批示後存查。
(二)因公務需要影(列)印機密文件者,應先填寫機密文件影印登記簿後,並親自操作機器影(列)印。
(三)機密文件在影(列)印過程中,若有廢棄不要者,應立即使用碎紙機銷毀,並達到無法辨識之程度。
五、機密文件傳真之管理:
(一)本局各單位及所屬衛生所應設置機密文件傳真登記簿(格式如附件二),登錄內容含傳送日期、起迄時間、文件名稱、機密等級、頁數、傳送人姓名、接受單位、接收人姓名等資料,以便查考。該登記簿每月須由管理人員陳核主管批示後存查。
(二)因時效性確有使用多功能事務機器傳送機密文件者,應先填寫機密文件傳真登記簿後,並親自操作機器傳真。
(三)機密文件傳真,應先以電話聯繫接收單位人員後,再行傳真,傳真完畢,應再以電話確認並核對張數;傳送過程中,傳真人及接收人應全程在場,嚴禁使用自動傳真。
六、多功能事務機器在洽請廠商拆換、維修、租用歸還、轉贈或報廢時,使用管理單位應派專人在場全程監看,如該機具內建有記憶晶片或硬碟等儲存裝置,應通知資訊人員派員,比照個人電腦硬碟處理方式,將內含儲存裝置之資料格式化,以防止資料外洩、非法查詢、盜拷或竊取機密性資料檔案情事發生。
七、使用多功能事務機器導致洩密情事發生,應立即通報所屬主管及本局政風室妥善處理。
八、本注意事項奉核定後實施,如有未盡事宜,得隨時修正補充之。

  • 市府分類: 法律權益
  • 發布日期: 2013-10-30
  • 點閱次數: 597

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